Checklist da NR-1 Para o RH: Passo a Passo Completo Para Adequar Sua Empresa

A NR-1 exige uma série de ações que vão desde o mapeamento de riscos até a organização de documentos por 20 anos. Para o RH, gerenciar tudo isso sem um roteiro claro é receita para falhas.

Este artigo entrega o que você precisa: um checklist completo e prático para adequar sua empresa à NR-1. Não é teoria — são etapas claras, com itens que você pode marcar conforme avança. O objetivo é simples: garantir que nada seja esquecido e que sua empresa esteja protegida contra multas, processos e problemas com a fiscalização.

Você vai encontrar 7 etapas detalhadas, uma versão resumida para imprimir e os erros mais comuns que o RH comete nesse processo. Continue lendo e tenha em mãos o roteiro definitivo para a adequação.

Por Que o RH Precisa de um Checklist Para a NR-1?

A NR-1 não é uma norma simples. Ela funciona como base para todas as outras Normas Regulamentadoras e estabelece obrigações que se desdobram em dezenas de itens práticos. Sem um roteiro estruturado, é fácil:

• Esquecer documentos obrigatórios
• Deixar de incluir riscos no PGR (especialmente os psicossociais)
• Perder prazos de treinamentos
• Não ter evidências em caso de fiscalização
• Descobrir falhas só quando o auditor chegar

O Checklist Resolve Três Problemas

1. Visão completa do processo Você enxerga todas as etapas de uma vez, sem depender da memória ou de achismos.

2. Controle de execução Cada item marcado é uma tarefa concluída. Você sabe exatamente onde está e o que falta.

3. Evidência de diligência Em caso de fiscalização ou processo trabalhista, ter um checklist documentado mostra que a empresa agiu de forma organizada e preventiva.

Abaixo segue a estrutura do checklist completo para adequação da NR-1 em 7 etapas:

Etapa 1: Diagnóstico Inicial da Empresa

Antes de começar qualquer ação, você precisa entender a situação atual. Este diagnóstico evita retrabalho e direciona os esforços.

Checklist — Diagnóstico Inicial

• Levantar quantos funcionários a empresa possui (CLT)
• Identificar todos os setores e funções existentes
• Verificar se já existe PGR elaborado
• Avaliar a data da última atualização do PGR (se houver)
• Listar as NRs aplicáveis à atividade da empresa
• Identificar se há CIPA constituída (ou designado)
• Verificar se há SESMT na empresa (ou serviço terceirizado)
• Levantar histórico de acidentes e afastamentos dos últimos 2 anos
• Consultar resultados da última pesquisa de clima (se houver)
• Identificar canais de denúncia existentes e seu funcionamento

Perguntas-Chave Para Responder

1. A empresa já tem algum documento de SST ou está começando do zero?
2. Quais setores apresentam maior risco (histórico de acidentes, turnover, afastamentos)?
3. Existe profissional de SST interno ou será necessário contratar?
4. O orçamento para adequação está definido?

Resultado Esperado

Um relatório simples com o panorama atual da empresa, identificando lacunas e prioridades. Este documento servirá de base para as próximas etapas.

Etapa 2: Mapeamento de Riscos Ocupacionais

Esta é a etapa mais importante. Sem um mapeamento completo, o PGR nasce falho.

Checklist — Mapeamento de Riscos

• Realizar visita técnica a todos os setores da empresa
• Identificar riscos físicos (ruído, temperatura, radiação, vibração)
• Identificar riscos químicos (poeiras, gases, produtos químicos)
• Identificar riscos biológicos (vírus, bactérias, fungos)
• Identificar riscos ergonômicos (postura, repetição, levantamento de peso)
• Identificar riscos de acidentes (máquinas, eletricidade, quedas)
• Identificar riscos psicossociais (sobrecarga, assédio, conflitos, pressão)
• Aplicar pesquisa de clima ou questionário de riscos psicossociais
• Entrevistar gestores e colaboradores-chave
• Analisar indicadores de RH (turnover, afastamentos, horas extras)
• Classificar cada risco por gravidade e probabilidade
• Definir quais funções/setores estão expostos a cada risco

Como Classificar os Riscos

Use uma matriz simples:

Riscos classificados como Alto ou Crítico devem ter ação imediata.

Resultado Esperado

Inventário de riscos completo, organizado por setor e função, com classificação de prioridade.

Etapa 3: Elaboração do PGR

O PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) é o documento central exigido pela NR-1. Ele substitui o antigo PPRA e é mais abrangente.

Checklist — Elaboração do PGR

• Definir o profissional responsável pela elaboração (Eng. ou Técnico de Segurança)
• Incluir dados da empresa (razão social, CNPJ, endereço, atividade)
• Descrever a estrutura organizacional (organograma simplificado)
• Inserir o inventário de riscos completo (Etapa 2)
• Incluir seção específica sobre riscos psicossociais
• Definir medidas de controle para cada risco identificado
• Estabelecer cronograma de implementação das medidas
• Nomear responsáveis por cada ação
• Definir indicadores de acompanhamento
• Incluir plano de resposta a emergências
• Registrar data de elaboração e próxima revisão
• Colher assinatura do responsável técnico

Estrutura Básica do PGR

1. Identificação da empresa
2. Objetivo e escopo
3. Responsabilidades (empregador, empregados, SESMT, CIPA)
4. Inventário de riscos
5. Plano de ação
6. Cronograma
7. Monitoramento e revisão
8. Anexos (laudos, pesquisas, registros)

Atenção

O PGR não precisa ser um documento extenso e burocrático. Ele precisa ser claro, completo e atualizado. Um PGR de 10 páginas bem feito vale mais que um de 100 páginas engavetado.

Resultado Esperado

PGR finalizado, assinado pelo responsável técnico, pronto para consulta e fiscalização.

Etapa 4: Plano de Ação e Medidas de Controle

Identificar riscos não basta. A NR-1 exige que você defina o que vai fazer para controlar cada um deles.

Checklist — Plano de Ação

• Listar todos os riscos que exigem ação (priorizar Alto e Crítico)
• Definir medida de controle para cada risco
• Seguir a hierarquia de controles (eliminação > substituição > engenharia > administrativo > EPI)
• Estabelecer prazo para cada ação
• Nomear responsável por cada ação
• Definir recursos necessários (orçamento, materiais, contratações)
• Criar indicador de sucesso para cada medida
• Registrar tudo em formato de tabela ou planilha

Modelo de Plano de Ação

Hierarquia de Controles (do mais ao menos eficaz)

1. Eliminação — Remover o risco completamente
2. Substituição — Trocar por alternativa menos perigosa
3. Controles de engenharia — Barreiras físicas, ventilação, isolamento
4. Controles administrativos — Rodízios, pausas, procedimentos, treinamentos
5. EPIs — Última opção, quando as anteriores não são suficientes

Resultado Esperado

Planilha de plano de ação completa, com acompanhamento periódico de status.

Etapa 5: Treinamentos Obrigatórios

A NR-1 exige que os trabalhadores sejam capacitados sobre os riscos e as medidas de prevenção. O RH é o responsável por garantir que isso aconteça.

Checklist — Treinamentos

• Mapear todos os treinamentos exigidos por NR aplicável
• Criar matriz de treinamentos por função
• Verificar validade dos treinamentos já realizados
• Identificar colaboradores com treinamentos vencidos ou pendentes
• Definir cronograma anual de capacitações
• Contratar instrutores ou empresas especializadas (se necessário)
• Garantir que o conteúdo inclua riscos psicossociais (novidade da NR-1)
• Registrar todos os treinamentos com lista de presença assinada
• Emitir certificados individuais
• Arquivar evidências por no mínimo 20 anos

Treinamentos Comuns Exigidos

Dica Para o RH

Crie uma planilha-mestre com todos os colaboradores, suas funções e os treinamentos obrigatórios. Configure alertas para vencimentos. Isso evita surpresas em fiscalizações.

Resultado Esperado

Matriz de treinamentos atualizada, com controle de validade e evidências arquivadas.

Etapa 6: Organização de Documentos e Evidências

A NR-1 exige que a empresa mantenha registros por 20 anos. Sem organização, você terá um problema enorme no futuro.

Checklist — Documentação

• Criar pasta física ou digital para cada colaborador
• Arquivar ficha de registro com dados de admissão
• Guardar ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) de todas as fases
• Arquivar certificados de treinamentos
• Guardar termos de entrega de EPI assinados
• Manter cópia do PGR atualizado e versões anteriores
• Arquivar resultados de pesquisas de clima
• Guardar atas de reuniões da CIPA
• Manter registros de investigação de acidentes
• Arquivar comunicados e políticas internas sobre SST
• Criar backup digital de todos os documentos
• Definir responsável pela gestão documental

Etapa 7: Monitoramento e Revisão Contínua

O PGR não é um documento para fazer uma vez e esquecer. A NR-1 exige monitoramento contínuo e revisões periódicas.

Checklist — Monitoramento

• Definir indicadores de acompanhamento (turnover, afastamentos, acidentes)
• Criar rotina mensal de verificação de pendências
• Agendar reuniões trimestrais de revisão do PGR
• Atualizar o PGR sempre que houver mudança organizacional
• Revisar após qualquer acidente ou quase-acidente
• Reaplicar pesquisa de clima anualmente
• Verificar vencimento de treinamentos mensalmente
• Acompanhar implementação do plano de ação
• Documentar todas as revisões e atualizações
• Comunicar mudanças relevantes aos colaboradores

Gatilhos Para Revisão Imediata do PGR

• Acidente de trabalho
• Afastamento por doença ocupacional
• Denúncia no canal de ética
• Mudança de layout ou processo
• Contratação de novo setor ou atividade
• Resultado crítico em pesquisa de clima
• Alteração na legislação

Indicadores Recomendados

Resultado Esperado

Rotina de monitoramento estabelecida, com indicadores acompanhados e PGR sempre atualizado.