Pare de perder oportunidades por desorganização. Com poucos ajustes no Kommo, você centraliza contatos, automatiza follow-ups, prioriza leads quentes e cria previsibilidade no pipeline — sem complicação.
DOR 1: Falta de acompanhamento de leads
Solução: Automação de mensagens, funil visual e tarefas automáticas.
Sinais de que você tem essa dor
- Leads somem após o primeiro contato.
- Você não sabe quem deve receber follow-up hoje.
- O time esquece de responder ou retomar conversas.
Objetivo
Garantir contato rápido com todo lead novo e manter um próximo passo agendado até o fechamento.
Passo a passo no Kommo
- Crie o funil: Novo lead → Qualificação → Proposta → Negociação → Fechamento.
- Defina “Novo lead” como etapa de entrada padrão.
- Configure automação “Ao criar lead”:
- Tarefa automática “Responder em 15 min”.
- Tag “Origem-[canal]” (ex.: Origem-Instagram).
- Mensagem de boas-vindas no WhatsApp.
- Em “Qualificação”, crie campos obrigatórios: dor principal, orçamento, prazo, decisor.
- Em “Proposta”, defina tarefa “Follow-up 24h” ao mover o card.
- Em “Negociação”, defina tarefa “Follow-up 48h” e “Próxima ação com data”.
Modelo de mensagem automática (WhatsApp)
“Olá, [Nome]. Sou [Seu nome] da [Empresa]. Vi seu interesse em [tema]. Posso te enviar um resumo rápido e entender sua necessidade em 2 perguntas?”
Métricas para acompanhar
- Tempo de primeiro contato.
- % de leads com tarefa ativa.
- Conversão Novo lead → Qualificação.
Erro comum
Automatizar sem criar tarefas claras. A automação abre portas; a tarefa garante execução.
Resultado esperado
Aumento imediato de respostas iniciais e menos leads “esquecidos”.
DOR 2: Comunicação dispersa entre canais
Solução: Integração de Instagram, WhatsApp, e-mail e site em um único histórico.
Sinais
- Conversas espalhadas em apps diferentes.
- Dificuldade de saber o que já foi combinado.
- Duplicidade de contatos.
Objetivo
Ter tudo no card do lead: mensagens, ligações, e-mails, formulários.
Passo a passo no Kommo
- Conecte Instagram/Meta Lead Ads para entrada automática.
- Conecte WhatsApp Business API.
- Conecte e-mail (SMTP/IMAP) e telefone, se disponível.
- Padronize nomes de campos e tags (ex.: IG-ads, Site, Indicação).
- Treine o time: sempre registrar notas objetivas pós-contato.
Boas práticas
- Use “Notas internas” para contexto do atendimento.
- Anexe PDFs, propostas e prints no próprio card.
Métricas
- % de leads com histórico completo.
- Queda de duplicidades.
- Taxa de resposta por canal.
Erro comum
Manter partes da conversa no celular pessoal. Centralize tudo no CRM.
Resultado esperado
Menos retrabalho, continuidade de atendimento por qualquer membro da equipe e melhor experiência do cliente.
DOR 3: Falta de priorização e foco no lead quente
Solução: Tags, lead scoring e relatórios por estágio.
Sinais
- Tempo gasto com leads frios enquanto os quentes esperam.
- Dificuldade em decidir quem ligar primeiro hoje.
Objetivo
Ter uma fila ordenada por probabilidade de fechamento.
Passo a passo no Kommo
- Crie tags por intenção: Interesse-Alto, Interesse-Médio, Interesse-Baixo.
- Defina lead scoring simples:
- +10 pontos: respondeu em até 2h.
- +20 pontos: marcou reunião.
- +30 pontos: enviou orçamento/prazo.
- −10 pontos: 7 dias sem resposta.
- Crie um filtro “Quentes Hoje”: etapa ≠ Fechamento, tarefa vencida ou para hoje, score ≥ 20.
- Treine a rotina: começar o dia por “Quentes Hoje”.
Mini-tabela (exemplo de scoring)
- Engajamento rápido: +10
- Reunião agendada: +20
- Orçamento declarado: +30
- Sem resposta 7 dias: −10
Métricas
- Taxa de conversão por faixa de score.
- Tempo médio para fechar dos “quentes”.
Erro comum
Score com muitas regras. Comece simples e ajuste mensalmente.
Resultado esperado
Mais foco no que gera venda agora, sem abandonar demais a base.
DOR 4: Perda de tempo com tarefas repetitivas
Solução: Automações de follow-up e notificações internas.
Sinais
- Envio manual de lembretes.
- Muito “copiar e colar” de mensagens.
- Atraso em retornos por esquecimento.
Objetivo
Padronizar rotinas: menos cliques, mais constância.
Passo a passo no Kommo
- Templates prontos: Boas-vindas, Proposta enviada, Lembrete 24h, Reativação 7 dias.
- Automações por evento:
- Entrou no funil → Boas-vindas + tarefa “Responder 15 min”.
- Moveu para Proposta → enviar template “Resumo + proposta” + tarefa “Follow-up 24h”.
- 2 dias sem resposta → disparar “Lembrete 48h”.
- 7 dias sem resposta → “Reativação 7d” com conteúdo de valor.
- Notificações internas: marcar responsável quando criar tarefa crítica.
Exemplo de fluxo “2 dias sem resposta”
Gatilho: 48h sem mensagem do lead → enviar: “Conseguiu ver a proposta? Posso ajustar prazos/escopo se necessário. Quer que eu ligue em um horário específico?”
Métricas
- % de propostas com follow-up em 24h.
- Resposta após lembrete de 48h.
- Reativação bem-sucedida em 7–14 dias.
Erro comum
Automação fria demais. Personalize com [nome], [dor] e [solução desejada].
Resultado esperado
Mais reuniões confirmadas e menos “sumiços” entre proposta e decisão.
DOR 5: Falta de previsibilidade no pipeline
Solução: Dashboard em tempo real e relatórios de conversão, tempo de ciclo e gargalos.
Sinais
- Dúvida sobre quanto vai fechar no mês.
- Dificuldade em justificar investimento em tráfego.
- Surpresas negativas no fim do ciclo.
Objetivo
Transformar o funil em instrumento de previsão e decisão.
Passo a passo no Kommo
- Acompanhe conversão por etapa:
- Novo lead → Qualificação
- Qualificação → Proposta
- Proposta → Negociação
- Negociação → Fechamento
- Monitore “Tempo médio por etapa” e “Tempo total de ciclo”.
- Revise “Motivos de perda” a cada 15 dias para ajustar mensagem/oferta.
- Faça reunião rápida semanal para:
- Remover gargalos (etapas lotadas).
- Redistribuir leads parados.
- Ajustar templates e SLAs.
- Projete o mês:
- Leads previstos x conversão média x ticket médio = receita estimada.
Métricas essenciais
- Conversão por etapa.
- Tempo médio de ciclo.
- Motivos de perda top 3.
- Receita estimada vs. realizada.
Erro comum
Olhar só volume de leads. Qualidade e velocidade importam mais.
Resultado esperado
Metas e investimentos com base em dados, não em suposições.
Resumo operacional diário (checklist rápido)
- Zerei “Novo lead” nas primeiras 2 horas do dia.
- Todo lead ativo tem uma próxima tarefa com data.
- Atualizei etapa e motivo de perda dos que saíram do funil.
- Executei follow-ups de 24h e 48h.
- Registrei aprendizados e objeções recorrentes.
Padrões de qualidade para manter a consistência
- Resposta inicial em até 15 minutos em horário comercial.
- Mensagens curtas, com uma pergunta por vez.
- Registro de cada chamada/negociação no card.
- Proposta sempre com validade, escopo e próximos passos.
- Reunião sempre com confirmação 2 horas antes.